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Comment créer en masse des signatures de courriel HTML pour une entreprise ?

Dernière mise à jour le : 2025-02-27

Marche à suivre pour créer en masse des signatures d'emails avec des photos pour toute l'entreprise.

1. Ouvre le générateur de signatures de courriels.
2. Connecte-toi à ton compte.
3. Crée un nouveau modèle de signature pour ton entreprise ou sélectionne un modèle de signature et modifie-le pour qu'il corresponde à ta marque. Nous te recommandons de tester entièrement ta signature dans les clients de messagerie de ton entreprise avant d'importer les données CSV. Si tu as besoin de plus d'informations sur la création d'une signature, clique ici. Ensuite, enregistre ce modèle sur le site Web (1).
   Dans ton modèle de signature, tu peux éventuellement utiliser des champs de remplacement comme [[champ]] pour indiquer quelle partie d'un champ donné doit être remplacée par des données provenant d'un fichier CSV. Si tu ne saisis pas l'espace réservé [[champ]], c'est tout le texte du champ qui sera remplacé. Dans la capture d'écran ci-dessous, tu peux voir que l'adresse a un préfixe A: en gras avant la valeur de l'adresse. Il en va de même pour l'email et le téléphone. Le nom du champ dans l'espace réservé [[champ]] n'est pas important mais il est bon de nommer ces champs pour savoir ce que le champ de signature donné affichera.
   
4. Clique sur le bouton "Importer des données CSV" (2) pour importer un fichier CSV ou TXT séparé par des points-virgules qui contient les membres de l'équipe de ton entreprise. Tu peux télécharger ici un exemple de fichier CSV qui contient des données pour 3 exemples de signatures.
   
   Voici une liste des champs possibles dans les données du fichier : PhotoUrl ; FullName; SignatureUrl ; Email; JobTitle ; Department ; Company ; Address ; Address2 ; Address3 ; Phone ; Phone2 ; Website ; CustomField1 ; CustomField2 ; CustomField3 ; ProfileUrl1 ; ProfileUrl2 ; ProfileUrl3 ; ProfileUrl4 ; ProfileUrl5 ; SignOff ; Disclaimer ; EmailClient ; CustomCTA ; CustomCTAUrl
   
   Les champs FullName et Email sont obligatoires. Les autres champs sont facultatifs. L'ordre des colonnes n'est pas important.
   
   PhotoUrl peut être seulement un nom de fichier que tu peux télécharger sur notre site web (par exemple jane.jpg, bob.png, photo1.jpg, etc) ou spécifier une URL absolue (avec https://...) vers la photo à partir de n'importe quel autre serveur web. Nous recommandons des photos de petite taille (dimensions maximales de 300px par 300px) pour un téléchargement rapide (en particulier sur les appareils mobiles).
   
   ProfileUrl1 à 5 et CustomCTAUrl requièrent une URL absolue vers une page web donnée.
   
   Le champ EmailClient peut être utilisé pour spécifier si la signature donnée doit être destinée à un client de messagerie différent de celui spécifié dans le modèle de signature principal. Les valeurs des clients de messagerie sont Gmail - 1, Apple Mail - 2, iOS Mail - 3, Outlook New - 4, Outlook Classic - 5, Outlook Live - 6, Yahoo - 7, Thunderbird - 8, etc. Le principal problème est Outlook qui a besoin de quelques changements dans le HTML de la signature, mais si tous les clients de messagerie de ton entreprise sont cohérents, il n'est pas nécessaire de le spécifier dans les données CSV.
   
   
5. Si tu télécharges des photos sur notre site Web, elles seront redimensionnées à 300px de largeur par 300px de hauteur maximum, mais si tu as de grandes photos, nous te recommandons de les redimensionner/cadrer avant de les télécharger pour que le processus de téléchargement soit rapide. Il est également possible de recadrer les photos après les avoir téléchargées sur notre site Web. Le seul problème est que si tu télécharges des photos JPG et que tu les recadres sur notre site Web, elles seront enregistrées au format PNG. Tu dois donc avoir des noms de fichiers PNG, comme jane.png, dans le fichier d'importation CSV. Pour télécharger plusieurs photos, clique sur cette icône et si tu es un utilisateur Pro ou Business, tu verras le bouton bleu "Télécharger plusieurs photos" :
   
   Comme tu peux le voir dans la capture d'écran ci-dessus, tu peux recadrer, télécharger ou supprimer chaque photo.
   
6. Si tes données d'importation sont correctes, notre site créera toutes les signatures et tu pourras les voir dans la liste déroulante.
   
   
7. Charge quelques-unes des signatures importées et vérifie qu'elles sont correctes. Tu peux essayer d'installer cette signature dans ton client de messagerie, l'envoyer à ton courrier électronique pour la tester, etc.
   
8. Si les signatures créées ne sont pas correctes, tu peux les supprimer toutes en même temps en cliquant sur ce bouton, puis mettre à jour ton modèle de signature principal en conséquence et importer à nouveau les données CSV :

   

9. Si tu es satisfait des signatures, tu peux éventuellement envoyer ces signatures à tous les courriels spécifiés dans les signatures en cliquant sur le bouton Envoyer les signatures. Ensuite, chaque personne ou quelqu'un du service informatique doit installer la signature reçue dans son client de messagerie.
   
   Lis bien les informations concernant l'envoi de ces courriels, car il y a une limite quotidienne.
   
10. Voilà, c'est fait ! Tu as réussi à créer tes signatures HTML pour ton entreprise !